CV in PDF o in Word: quale file inviare, e quando

Invia il CV in PDF, a meno che l’annuncio chieda altro. Un PDF si vede uguale su ogni schermo e, se contiene testo vero, i sistemi di gestione delle candidature lo leggono. Manda un file Word quando qualcuno te lo chiede: di solito un’agenzia per il lavoro che vuole modificarlo, o un portale che non accetta altro.

Questo articolo è per chi sta per allegare o caricare un CV in Europa. I servizi pubblici per l’impiego vanno nella stessa direzione più spesso di quanto si pensi. L’agenzia federale per il lavoro tedesca consiglia di inviare una candidatura via email come un unico PDF, e Careers Wales, il servizio pubblico di orientamento del Galles, ritiene che un PDF vada bene purché non sia una scansione. Quello che cambia da un datore di lavoro all’altro sono le istruzioni dell’annuncio, e quelle vincono sempre.

Quando conviene mandare il CV in PDF?

Quasi sempre. Un PDF fissa tutto ciò che c’è sulla pagina: i caratteri, gli spazi, dove va a capo ogni riga e se il CV occupa una pagina o due. Chi lo apre vede quello che hai visto tu, sul telefono, sul portatile o su carta. Un file Word si apre nel Word, nel LibreOffice o nel Google Docs di chi legge, e un carattere che manca o un formato di carta diverso possono spostare una riga, o un intero incarico, alla pagina dopo.

È il motivo che dà la Bundesagentur für Arbeit (si apre in una nuova scheda), l’agenzia federale per il lavoro tedesca, nel suo consiglio sulle candidature via email: riunire lettera, CV e certificati in un unico PDF, perché il formato PDF conserva la formattazione così come l’hai creata.

Un PDF, poi, è più difficile da cambiare per sbaglio. Nessuno sistema le tue date o cancella una riga mentre lo legge, e la versione che il selezionatore inoltra al responsabile è quella che hai mandato tu.

Quando è meglio un file Word?

Quando te lo chiedono. Leggi le istruzioni per candidarti prima di scegliere: di solito sono in fondo all’annuncio e valgono più di qualsiasi consiglio generale, compreso questo.

Dietro la richiesta di un Word c’è di solito un motivo pratico:

Word ha un costo: chi lo apre può cambiarlo, e sul suo schermo potrebbe non sembrare proprio come il tuo PDF. Tieni quindi pronta una copia in Word invece di mandarla di default, e aprila una volta prima che parta.

Un sistema di selezione sa leggere un PDF?

Sì, se il PDF contiene testo vero. Un PDF esportato da un programma di videoscrittura o da un editor di CV conserva ogni parola come testo, e un parser la estrae bene quanto da un file Word. Quello che un parser non sa leggere è un’immagine di un testo. Nella sua guida per costruire un CV (si apre in una nuova scheda), Careers Wales scrive che puoi salvare il CV in PDF, ma non come scansione, perché il software non riesce a leggerlo.

La vera domanda, quindi, non è tanto «PDF o Word» quanto «è testo vero, in un ordine che una macchina può seguire?». Ecco cosa va storto di solito:

Una prova veloce: apri il PDF e prova a selezionare una parola. Se non ci riesci, non ci riesce nemmeno un parser. Per il quadro completo, il controllo ATS gratuito prende il PDF del tuo CV e mostra il testo che un parser ne ricava, nell’ordine in cui lo legge, con otto controlli superati o no. Non serve un account. Un’impaginazione a una colonna, come nei modelli di Rolebranch, si legge in ordine fin dall’inizio. Per sapere cosa fanno poi questi sistemi con il testo, leggi cosa fa davvero un ATS con il tuo CV.

Come dare un nome al file e inviarlo?

Dagli un nome che dica chi e cosa. Nella cartella dei download di un selezionatore, «CV definitivo 3.pdf» sembra uguale a tutti gli altri. Nome e cognome con la parola CV, e se vuoi il ruolo o l’azienda, bastano. L’agenzia federale per il lavoro chiede un nome di file chiaro per lo stesso motivo.

Rispetta il limite di dimensione. Se un portale o un annuncio ne fissa uno, conta davvero. Se non è indicato, l’agenzia ritiene che un allegato di 2-3 MB in tutto non dia problemi. Una foto grande, da sola, può superarlo.

Controlla se vogliono un file o più file. Per una candidatura via email in Germania, l’agenzia consiglia un solo PDF con lettera, CV e certificati. Negli altri casi, il Portale europeo per i giovani (si apre in una nuova scheda) suggerisce di verificare se l’organizzazione vuole i due file in un unico PDF. Su un portale, carica ciò che chiede ogni campo.

Mandalo prima a te stesso. L’agenzia suggerisce un’email di prova al tuo indirizzo, per vedere se l’allegato si apre. In Rolebranch, le opzioni di download ti lasciano scegliere il nome di ogni file prima di scaricarlo, e una lettera di presentazione si scarica allo stesso modo.