Lebenslauf als PDF oder Word: Welche Datei du schickst, und wann

Schick deinen Lebenslauf als PDF, außer die Stellenanzeige verlangt etwas anderes. Ein PDF sieht auf jedem Bildschirm gleich aus, und wenn es echten Text enthält, lesen es auch Bewerbermanagementsysteme. Eine Word-Datei schickst du, wenn jemand danach fragt: meist eine Personalvermittlung, die den Lebenslauf bearbeiten will, oder ein Portal, das nichts anderes annimmt.

Das gilt für alle, die gleich einen Lebenslauf anhängen oder hochladen, in Deutschland wie anderswo in Europa. Öffentliche Beratungsstellen sind sich dabei einiger, als man denkt. Die Bundesagentur für Arbeit rät, eine E-Mail-Bewerbung als eine PDF-Datei zu schicken, und Careers Wales, der öffentliche Berufsberatungsdienst in Wales, hält ein PDF für in Ordnung, solange es kein Scan ist. Was sich von Arbeitgeber zu Arbeitgeber ändert, ist die Vorgabe in der Stellenanzeige, und die geht immer vor.

Wann schickst du deinen Lebenslauf als PDF?

Fast immer. Ein PDF legt alles auf der Seite fest: die Schriften, die Abstände, wo jede Zeile umbricht und ob der Lebenslauf eine oder zwei Seiten lang ist. Wer es öffnet, sieht, was du gesehen hast, auf dem Handy, am Laptop oder ausgedruckt. Eine Word-Datei öffnet sich in dem Word, LibreOffice oder Google Docs, das die Leserin oder der Leser gerade hat, und eine fehlende Schrift oder ein anderes Papierformat kann eine Zeile, oder gleich eine ganze Station, auf die nächste Seite schieben.

Genau das ist der Grund, den die Bundesagentur für Arbeit (öffnet in einem neuen Tab) für ihren Rat zur E-Mail-Bewerbung nennt: Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse fasst du in einer PDF-Datei zusammen, denn durch das PDF-Format bleiben die Formatierungen so erhalten, wie du sie erstellt hast.

Ein PDF lässt sich außerdem nicht so leicht aus Versehen ändern. Niemand räumt beim Lesen deine Daten auf oder löscht eine Zeile, und die Fassung, die eine Recruiterin an die Fachabteilung weiterleitet, ist die, die du geschickt hast.

Wann ist eine Word-Datei die bessere Wahl?

Wenn jemand danach fragt. Lies die Hinweise zur Bewerbung, bevor du dich entscheidest: Sie stehen meist am Ende der Stellenanzeige und gehen jedem allgemeinen Rat vor, auch diesem.

Hinter der Bitte um Word steckt meist ein praktischer Grund:

Word hat einen Preis: Wer die Datei öffnet, kann sie ändern, und auf einem anderen Bildschirm sieht sie vielleicht nicht genau aus wie dein PDF. Halte also eine Word-Kopie bereit, statt sie von vornherein zu schicken, und öffne sie einmal, bevor sie rausgeht.

Kann ein Bewerbermanagementsystem ein PDF lesen?

Ja, wenn das PDF echten Text enthält. Ein PDF, das aus einem Textprogramm oder einem Lebenslauf-Editor exportiert wurde, behält jedes Wort als Text, und ein Parser holt ihn so gut heraus wie aus einer Word-Datei. Was ein Parser nicht lesen kann, ist ein Bild von Text. In seinem Leitfaden zum Lebenslauf (öffnet in einem neuen Tab) schreibt Careers Wales, dass du deinen Lebenslauf als PDF speichern kannst, aber nicht als Scan, weil die Software ihn dann nicht lesen kann.

Die eigentliche Frage ist also weniger „PDF oder Word“ als „ist es echter Text, in einer Reihenfolge, der eine Maschine folgen kann“. So geht es meistens schief:

Ein schneller Test: Öffne das PDF und versuch, ein Wort zu markieren. Geht das nicht, kann es auch kein Parser lesen. Den ganzen Überblick gibt dir der kostenlose ATS-Check: Er nimmt das PDF deines Lebenslaufs und zeigt den Text, den ein Parser herausholt, in der Reihenfolge, in der er ihn liest, mit acht Prüfungen, die bestanden sind oder nicht. Ein Konto brauchst du nicht. Ein einspaltiges Layout wie in den Vorlagen von Rolebranch liest sich von vornherein in der richtigen Reihenfolge. Was diese Systeme danach mit dem Text machen, steht in Was ein ATS wirklich mit deinem Lebenslauf macht.

Wie benennst und verschickst du die Datei?

Gib ihr einen Namen, der sagt, wer und was. Im Download-Ordner einer Recruiterin sieht „Lebenslauf final 3.pdf“ aus wie alle anderen. Vor- und Nachname mit dem Wort Lebenslauf, wenn du magst mit Stelle oder Unternehmen, reicht. Die Bundesagentur für Arbeit rät aus demselben Grund, die PDF-Datei aussagekräftig zu benennen.

Halte die Dateigröße ein. Wenn ein Portal oder eine Anzeige eine Grenze nennt, gilt sie. Ist nichts angegeben, bist du laut Arbeitsagentur mit einem E-Mail-Anhang von insgesamt 2 bis 3 Megabyte auf der sicheren Seite. Ein großes Foto allein kann einen Lebenslauf darüber bringen.

Prüf, ob eine Datei gewünscht ist oder mehrere. Für die E-Mail-Bewerbung rät die Arbeitsagentur zu einer PDF-Datei mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen. Für Bewerbungen anderswo empfiehlt das Europäische Jugendportal (öffnet in einem neuen Tab) nachzusehen, ob die Organisation beide Dateien in einem PDF haben möchte. Im Bewerbungsportal lädst du hoch, was jedes Feld verlangt.

Schick sie zuerst an dich selbst. Die Arbeitsagentur rät zu einer Test-E-Mail an die eigene Adresse, um zu sehen, ob sich der Anhang öffnen lässt. In Rolebranch kannst du in den Download-Optionen jeder Datei vor dem Download ihren Namen geben, und ein Anschreiben lädst du genauso herunter.